基本的な「ビジネスレター」の書き方

以前、「サンクスレター(お礼状)の書き方」をこちらのブログで紹介させていただいたところ、非常に好評をいただき、今も多くのアクセスをいただいております。さて現在、私kibbyは日本を離れ、台湾にいるのですが、最近、手紙の書き方を聞かれることがとても多いです。せっかくなので今回はメールでの「ビジネスレター」の基本的な書き方を紹介してみようと思うので、参考までにご覧くださいませ。なお、私のビジネスレターの書き方は、自動車メーカーにいた時に培ったものなので、業界や企業によって、差があると思います。そこは皆さまの方でカスタマイズしていただきたく、よろしくお願いいたします。

【登場人物】

• 山下（電博社。丸越社に出向く広告代理店の営業マン）
• 田中（電博社。山下の上司・先輩）
• 高橋（丸越社。電博の取引先・お客様）

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【取引先・お客様に送るメール】
高橋様

お世話になっております(＊1)。電博社の山下です。

御社の展示会に関するお見積書を添付にて、
お送りさせていただきましたので、ご査収(＊2)くださいませ。

それでは、失礼いたします。(＊3)

(署名)

＊1…どんなに親しい間柄でも、取引先に送るメールの場合はこちら。「お疲れ様です」は使わない方が無難。
＊2…「ご査収」の他に、「ご確認」を使うことが多いと思います。また語尾を「ご確認くださいますよう、よろしくお願いいたします」もあり。
＊3…この他に「取急ぎメールにてご連絡まで、失礼いたします」もこの場合あり。最近メールがあまりにも多いため、そのケアーも含みます。

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【社内の上司・先輩に送るメール】
田中様(＊4)

お疲れ様です(＊5)。営業部の山下です。

丸越社の展示会の打ち合わせの件、
8/20(金)２時に、先方の会議室で、
高橋様のアポイントが取れたので、同席お願いいたします。

以上(＊6)

(署名)

＊4…会社によって、企業内でのメールのやり取りの際に宛名の書き方の既定があると思うのですが、かつて私がいた会社では「田中部長 殿」という比較的珍しい「名前+役職+殿」という書き方が決められていました。他にも「さん」などありうるでしょう。
＊5…目上の上司や先輩に対し、「お疲れ様です」を使っていいか論議もありますが、ここは定型文で使った方が良いと思います。「様」か「さま」かで使い分けて文章の堅さを調節するのもありでしょう。
＊6…締めの言葉に「以上」をもってくるのは、社内資料でも多く見受けられると思います。
補足…以前、私の同僚が会議の場所を「誰と・何時に」まで決めていたのですが、「どこで」が抜けており、取引先に多大な迷惑をかけたことがあります。基本の基本ですが、誰でも起こしうる失敗です。5W1Hの感覚は絶対にはずしてはならないものです。

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「メールをどうさばくか」というのがホワイトカラーとしての仕事力に物凄く関係していると思います。今回は触れませんでしたが「件名」をどう書くかで「読まれるメールか、読みやすいメールか」決まることも多いです。メールもファースト・インプレッションということでしょうか。『メール道(久米信行 著・NTT出版）』という本もございます。興味のある方は、是非ご一読を。